Gestión de compras

En el dibujo está presentado un esquema funcional del proceso de compras que demuestra todas las variantes de su realización en el sistema. El esquema contiene documentos, catálogos, flujos de datos principales y la consecuencia de realización del proceso.

La variante más completa del proceso de compras está compuesta de los siguientes pasos:

1. Registro del contrato de compra de productos y servicios con el cliente.

2. Creación de una o unas órdenes de compra a base de este contrato.

3. Creación de una o unas órdenes de recepción de productos a base de la orden de compra.

Cada orden de recepción corresponde solo a un medio de transporte que será descargado según esta orden. En la orden de compra es obligatorio indicar el almacén de la recepción junto con la fecha y hora estimadas de la recepción. Esto permite planificar la preparación de la descarga, crear los calendarios de recepciones y organizar funcionamiento eficaz del almacén.

4. Creación de la recepción de productos a base de la orden de recepción.

5. Creación de la factura recibida a base de una o varias recepciones.

Al crear la factura a base de recepciones también se usan los datos de la orden para rellenar los precios, calcular los impuestos, los totales y para añadir los servicios en la factura si hay en la orden.

6. Cierre de la orden después de su cumplimentación o vencimiento.

7. Cierre del contrato después de su cumplimentación o vencimiento.

Para realizar la devolución de productos es necesario:

1. Registrar la orden de expedición de productos con el tipo de operación “Devolución al proveedor”.

2. Crear la expedición de productos en el almacén con el tipo de operación “Devolución al proveedor” a base de la orden de expedición.

3. Crear una factura rectificativa por esta devolución a base de expedición del almacén.

Al realizar el proceso de devolución de los productos por el esquema indicado, los datos de la devolución se copiarán en los documentos en cada paso del proceso. Esto permitirá evitar los errores y reducirá el tiempo de realización del proceso.

Para hacer la rectificación que no está conectada con la factura recibida, hay que crearla a base de la factura recibida que hay que rectificar. En el sistema se guardará el lazo entre factura y su rectificación.

Al realizar el proceso de ventas no todos los documentos son obligatorios. Se puede trabajar sin contratos, órdenes o contabilidad de almacén detallada. En este caso hay posibilidad de crear las facturas y sus rectificaciones o hacer las órdenes de prestación de servicios y las facturas correspondientes.

Para enviar las facturas emitidas y sus rectificaciones a SII en el sistema hay que marcar el parámetro “Enviar las facturas a SII”, y después se enviarán a SII automáticamente según el calendario de envíos ajustado en el sistema. El calendario de envíos incluye la cantidad de días que se requiere para comprobar la factura y la cantidad de días que se requiere para enviarla. Actualmente según el calendario establecido por AEAT es necesario enviar las facturas cuatro días laborables después de emisión de la factura emitida o su rectificación. Todos los días se genera y se envía por el correo electrónico el informe del estado del envío de facturas en el que se puede ver las listas de las facturas enviadas y preparadas para el envío y los resultados de su envío a SII. Esta funcionalidad es muy importante y funciona rápidamente y seguramente quitando a los contables la necesidad de volver a introducir las facturas manualmente en la página web de SII. Además, se puede enviar las facturas a SII manualmente, pulsando el botón “Enviar” en la pestaña SII del formulario de interfaz de la factura.

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