Posibilidades generales de documentos y catálogos

Posibilidades de listas

Con las listas se puede realizar las siguientes acciones:

  1. Clasificación
    • Hay posibilidad de clasificar los datos en la columna de la lista en orden descendente o ascendente. Para esto hay que hacer clic en le título de la columna.
    • Se puede realizar la clasificación de la lista del menú “Más” → “Ajustar la lista”. Hay posibilidad de establecer la clasificación por uno o varios requisitos consecutivamente.
  2. Selección
    • El comando “Establecer el período” se llama del menú contextual. Este comando se puede llamar del menú “Más”. El comando permite establecer el intervalo de fechas del documento en la lista.
    • Hay posibilidad de establecer la selección por uno o varios requisitos del menú “Más” → “Ajustar la lista”.
  3. Agrupación
    • La agrupación por uno o varios requisitos se ajusta del menú “Más” → “Ajustar la lista”.
  4. Diseño condicional
    • Con diseño condicional se puede establecer el color del texto, fuente etc., si hay una condición determinada, por ejemplo, marcar con el color los documentos disponibles solo para leer. El diseño condicional se ajusta del menú “Más” → “Ajustar la lista”.
  5. Contenido de los campos de la lista
    • El comando “Modificar el formulario” en el menú “Más” permite ajustar la visibilidad de columnas y la orden de su visualización.
  6. Guardar/restaurar los ajustes
    • En el comando “Modificar el formulario” se puede guardar los ajustes de usuario y después seleccionarlos. Así que se puede cambiar los ajustes varios guardados. Además hay posibilidad de restablecer los ajustes por defecto,
  7. El comando “Mostrar la lista” del menú “Más” permite guardar la lista en el documento de tabla o de texto.

En el sistema hay posibilidad de la búsqueda contextual (línea “Búsqueda”). La búsqueda se realiza por todos los requisitos de documentos. Si son muchos (más de unos mil) en la lista esta búsqueda tardará bastante tiempo. Para reducir el tiempo de la búsqueda hay que usar la búsqueda avanzada que se hace por un requisito determinado, por ejemplo, por la fecha, número, cliente, contrato, autor etc. Para usar la búsqueda avanzada pulse el botón de lupa a la derecha de la línea ““Búsqueda”, del menú contextual, del menú “Más” o con la combinación de teclas Ctrl + Alt + F del valor necesario.

De la página de la lista se puede crear los documentos nuevos vacíos y además crear los documentos nuevos copiando el actual. Con el botón “Crear a base de” se puede crear otro documento.

De la página de la lista se puede visualizar el formulario de impresión del documento seleccionado o se puede seleccionar unos documentos y visualizar sus formularios de impresión juntos. Hay posibilidad de guardar el formulario de impresión como el archivo, enviar en la aplicación por el correo electrónico o imprimir.

En el menú “Más” hay pistas por las combinaciones de teclas. Las combinaciones estándares de Windows también funcionan al usar las listas.

Posibilidades generales en documentos

En la parte superior del formulario de documentos hay conjunto de enlaces. Los enlaces descritos más abajo están disponibles para todos los documentos:

  • Adjuntos

Hay posibilidad de adjuntar los archivos al documento. El archivo adjunto se hace disponible para todos los usuarios que tienen acceso al documento. Hay posibilidad de ver, editar, imprimir, guardar y enviar el archivo.

La edición del archivo se realiza con el botón “Editar” que se supone abrir en el programa externo. Al terminar la edición hay que guardarlo y colocarlo en el sistema con el botón “Guardar y liberar el archivo en la base de información”. En otro caso el archivo estará disponible solo para leer a otros usuarios y las modificaciones realizadas en él no se guardarán. En el sistema se puede ver quien ha bloqueado el archivo y además la fecha y la hora del último cambio.

  • Estructura de documentos

El informe muestra la cadena de documentos creados a base y además los que a base de cuales ha sido creado el documento actual. Se puede crear como el documento inicial cualquier de los documentos de la lista y mostrar la cadena respecto a él.

  • Trazabilidad de documento

El informe muestra la trazabilidad del documento por registros del sistema.

  • Estados del documento

El informe muestra el estado de documento en el proceso de negocio si participa en él.

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