Aprobación de documentos

En la configuración ha sido creado el mecanismo de la aprobación de documentos. Estos documentos no pueden ser validados sin aprobación por el usuario responsable o por el grupo de usuarios que tienen derechos correspondientes.

Antes de usar la aprobación hay que ajustarla para la organización que está registrada en el catálogo "Mi empresa". El mecanismo de la aprobación de documentos funciona solo para las organizaciones para las que ha sido ajustado: si en el documento ha sido indicada otra organización los documentos funcionarán como siempre y no tendrán elementos de aprobación.

Al crear el documento después de seleccionar la empresa por la que está activado el mecanismo de aprobación, desaparece el botón «Validar» y aparece «Enviar para la aprobación». El usuario rellena los campos del documento y lo envía para la aprobación. Después de esta acción estará restringido editar el documento para todos a excepción de las personas responsables. Luego la persona responsable realiza una de las siguientes acciones:

  • Aprueba el documento sin correcciones.
  • Corrige el documento por su cuenta y después lo aprueba.
  • Envía el documento para que lo corrija el autor, luego el documento se aprueba otra vez o se cierra.

El estado y los resultados de aprobaciones y modificaciones se puede ver en la pestaña «Estados del documento». La realización de la aprobación va acompañada con las tareas y el envío de las notificaciones. Después de efectuar algún paso de la aprobación el que va a realizar otra etapa en su barra de tareas verá la tarea, la notificación de la necesidad de hacer el paso siguiente y además recibirá el correo electrónico con la posibilidad de abrir el documento por el enlace.

Al aprobar el documento, no se puede editarlo, se cierra para todos.

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