PLEGAR

En el dibujo está presentado un esquema funcional del proceso de ventas que demuestra todas las variantes de su realización en el sistema. En los nodos se encuentran los documentos principales y los catálogos del proceso, las flechas representan los flujos de datos principales y la consecuencia de realización del proceso.

La variante más completa del proceso de ventas está compuesta de los siguientes pasos:

  1. Registro del contrato de venta de productos y servicios con el cliente.
  2. Creación a base de este contrato una o unas órdenes de venta.

Las órdenes pueden tener diferentes fechas de cumplimentación y varios productos y servicios. La orden de venta debe tener los parámetros de cálculo, como los precios, el costo, los impuestos etc.

  1. Cada orden de expedición corresponde solo a un medio de transporte que será cargado según esta orden. En la orden de venta es obligatorio indicar el almacén de expedición y la fecha y hora estimadas de la expedición. Esto permite planificar la preparación de la expedición, crear los calendarios de expediciones y organizar funcionamiento organizado del almacén.
  2. Creación de la expedición de productos a base de la orden de expedición.
  3. Creación de la factura emitida a base de una o varias expediciones.

Al crear la factura a base de expediciones también se usan los datos de la orden para rellenar los precios, calcular los impuestos, los totales y para añadir los servicios en la factura si hay en la orden.

  1. Cierre de la orden después de su cumplimentación o vencimiento.
  2. Cierre del contrato después de su cumplimentación o vencimiento.

Para realizar la devolución de productos es necesario:

  1. Registrar la orden de recepción de productos con el tipo de operación “Devolución del cliente”
  2. A base de la orden de recepción crear la recepción de productos en el almacén con el tipo de operación “Devolución del cliente”
  3. A base de recepción en el almacén crear una factura rectificativa por esta devolución.

Al realizar el proceso de devolución de los productos por el esquema indicado, los datos de la devolución se copiarán en los documentos en cada paso del proceso. Esto permitirá evitar los errores y reducirá el tiempo de realización del proceso.

Para hacer la rectificación que no está conectada con la factura emitida, hay que crearla a base de la factura emitida que hay que rectificar. En el sistema se guardará el lazo entre factura y su rectificación.

Al realizar el proceso de ventas no todos los documentos son obligatorios. Se puede trabajar sin contratos, órdenes o contabilidad de almacén detallada. En este caso hay posibilidad de crear las facturas y sus rectificaciones o hacer las órdenes de prestación de servicios y las facturas correspondientes.

Para enviar las facturas emitidas y sus rectificaciones a SII en el sistema hay que marcar el parámetro “Enviar las facturas a SII”, y después se enviarán a SII automáticamente según el calendario de envíos ajustado en el sistema. El calendario de envíos incluye la cantidad de días que se requiere para comprobar la factura y la cantidad de días que se requiere para enviarla. Actualmente según el calendario establecido por AEAT es necesario enviar las facturas cuatro días laborables después de emisión de la factura emitida o su rectificación. Todos los días se genera y se envía por el correo electrónico el informe del estado del envío de facturas en el que se puede ver las listas de las facturas enviadas y preparadas para el envío y los resultados de su envío a SII. Esta funcionalidad es muy importante y funciona rápidamente y seguramente quitando a los contables la necesidad de volver a introducir las facturas manualmente en la página web de SII. Además, se puede enviar las facturas a SII manualmente, pulsando el botón “Enviar” en la pestaña SII del formulario de interfaz de la factura.